Términos y Condiciones del Servicio
Versión 1.0.
1. Quienes somos y que es este documento
CanchaLibre es un software de administración de canchas sintéticas operado por AI Company CO, NIT 1074811588-9, con domicilio en Carrera 3 Este #8-61, Soacha, Cundinamarca, Colombia. Correo de contacto: companyai453@gmail.com.
Este documento es el contrato entre nosotros y el negocio que abre una cuenta. Al crear la cuenta, o al seguir usando el sistema después de una actualización de estos términos, el negocio los acepta. Guardamos la fecha, la versión aceptada y la cuenta que la acepto.
Si quien abre la cuenta lo hace a nombre de una empresa, declara que puede obligarla.
2. Que incluye el servicio
CanchaLibre es un servicio por suscripción al que se entra por internet. Incluye agenda y reservas con control de cruces, portal público del negocio, caja por turno, cobros y abonos, clientes, mantenimiento, reportes y, según el plan, tienda con inventario.
También incluye la conexión del WhatsApp del negocio mediante lectura de un código QR y un asistente que contesta y toma reservas. Esa conexión usa el número del propio negocio; no somos WhatsApp ni Meta y no controlamos sus decisiones sobre esa cuenta.
- No incluye: internet, teléfonos, computadores, datafonos ni el servicio de la pasarela de pagos.
- No incluye asesoría contable, tributaria ni jurídica. Los reportes son una ayuda de gestión, no contabilidad oficial ni facturación electrónica.
3. La cuenta y quien responde por ella
El negocio crea usuarios para su equipo y les asigna un rol. Cada persona responde por su contraseña; el negocio responde por lo que hagan sus usuarios.
El negocio se compromete a mantener sus datos de contacto al día y a avisarnos si cree que alguien entro a su cuenta sin permiso. Podemos pedir que se cambie una contraseña o cerrar sesiones si detectamos un riesgo.
4. Prueba gratis, planes y precio
Al registrarse, el negocio recibe una prueba gratuita de 14 días, sin tarjeta y sin compromiso. Si no activa un plan, la cuenta se suspende al terminar la prueba, pero los datos no se borran de inmediato (ver el punto 14).
El precio es por sede y por mes, y es el que aparezca publicado al momento de contratar o renovar. Cada sede adicional paga su propia mensualidad; una sede nueva creada dentro de un período ya pagado nace bloqueada hasta que se pague.
Pagando por adelantado hay descuento: 3 meses 5 %, 6 meses 10 % y 12 meses 15 %. Los descuentos aplican al momento del pago y no se acumulan con otros.
5. Pago, renovación y mora
Los pagos se hacen por la pasarela (Mercado Pago) con tarjeta, PSE, Nequi u otro medio que ofrezca, o por transferencia o Nequi directo cuando lo habilitemos. Un pago solo cuenta cuando está verificado: si es por transferencia, alguien de nuestro equipo lo revisa contra la cuenta.
Si se activa el débito automático, el cobro se renueva solo hasta que el negocio lo cancele. Si el pago falla, damos hasta 5 días de gracia avisando por el panel; pasados esos días el acceso se suspende.
Una cuenta suspendida por falta de pago conserva sus datos y vuelve a funcionar apenas se ponga al día. Durante la suspensión, el asistente de WhatsApp deja de contestar y el portal público deja de tomar reservas: es importante tenerlo en cuenta antes de dejar vencer el plan un fin de semana.
6. Cancelación y devoluciones
El negocio puede cancelar cuando quiera desde su panel. El servicio sigue funcionando hasta el final del período ya pagado y no se renueva.
No devolvemos el tiempo no usado de un período pagado, salvo que el servicio haya estado caido por causa nuestra de forma prolongada o que la ley obligue a otra cosa. La prueba de 14 días existe justamente para decidir sin pagar.
Si un cobro se hizo por error nuestro (monto distinto al publicado, doble cobro), se devuelve completo por el mismo medio.
7. Los datos de los jugadores no son nuestros
Los datos de los jugadores y clientes del negocio (nombre, teléfono, reservas, pagos, conversaciones de WhatsApp) son del negocio. Frente a la ley de protección de datos, el negocio es el Responsable y nosotros somos el Encargado: los tratamos siguiendo sus instrucciones y solo para prestarle el servicio.
El negocio declara que tiene autorización de sus jugadores para tratar sus datos y que les informo para que los usa. Nosotros ponemos las herramientas (aviso de privacidad en el portal, casilla de autorización al reservar, marca de quien autorizo y cuando), pero la relación con el jugador es del negocio.
El detalle de esto esta en el anexo "Tratamiento de datos de los jugadores", que hace parte de estos términos.
8. WhatsApp: lo que se puede y lo que no
La conexión se hace con el número del negocio por código QR. Meta puede limitar o bloquear una cuenta de WhatsApp por su propia política, sobre todo por mensajes masivos o no deseados. Eso no depende de nosotros y no es una falla del servicio.
Por eso el sistema impone límites que el negocio no puede subir: las campanas salen por lotes pequeños con pausas obligatorias entre ellos, y un cliente marcado como "no contactar" queda excluido.
- Prohibido usar CanchaLibre para enviar publicidad a personas que no son clientes del negocio o que pidieron no recibir mensajes.
- Las campanas comerciales solo salen en el horario permitido por la Ley 2300 de 2023: lunes a viernes de 7:00 a 19:00 y sábados de 8:00 a 15:00. Los domingos no salen. Los mensajes de una reserva (confirmación, recordatorio, comprobante) no son publicidad y salen cuando corresponde.
- Los festivos los debe tener en cuenta el negocio: el sistema no lleva calendario de festivos.
- Si Meta bloquea el número del negocio por un uso que viola sus políticas, el servicio sigue cobrandose: lo que se perdio fue el canal, no el sistema.
9. El asistente con inteligencia artificial
El asistente contesta con las reglas y los datos que el negocio cargo: precios, horarios, medidas, datos de pago. Esta hecho para no inventar precios y para pasarle la conversación a una persona cuando no esta seguro.
Aun así, es software: puede entender mal un mensaje. El negocio es responsable de revisar su agenda y sus cobros. Una reserva creada por el asistente vale lo mismo que una creada por un empleado.
Para los mensajes que las reglas no resuelven, el texto de esa conversación se envia a un proveedor de modelos de lenguaje (actualmente OpenAI) solo para redactar la respuesta. No se envian bases de datos completas ni datos de pago.
10. Disponibilidad, cambios y respaldos
Trabajamos para que el servicio este disponible todo el tiempo, pero no prometemos un porcentaje de disponibilidad ni operación sin interrupciones. Hacemos mantenimientos, preferiblemente en horas de bajo uso.
Mejoramos el producto de forma continua: se agregan, cambian y a veces se retiran funciones. Si una función importante se va a retirar, avisamos con anticipación razonable por el panel.
Mantenemos respaldos de la base de datos. Un respaldo no reemplaza el cuidado del negocio con su propia información: puede exportar sus datos cuando quiera desde Reportes.
11. Propiedad del sistema
El software, su diseño, su código y la marca CanchaLibre son nuestros. La suscripción da derecho a usarlo mientras este vigente, no a copiarlo, revenderlo, descompilarlo ni ofrecerlo como propio.
El contenido que carga el negocio (logo, fotos, textos, datos) sigue siendo suyo. Nos autoriza a mostrarlo dentro del sistema y en su portal público para poder prestar el servicio.
12. Hasta donde respondemos
Respondemos por prestar el servicio con el cuidado que se espera de un proveedor profesional. No respondemos por el lucro cesante, las ventas perdidas ni los danos indirectos, ni por fallas de terceros de los que dependemos (internet, WhatsApp, la pasarela de pagos, el proveedor de nube).
En todo caso, nuestra responsabilidad total frente al negocio por cualquier reclamo está limitada a lo que ese negocio nos haya pagado en los últimos 3 meses.
Nada de esto limita la responsabilidad por dolo o culpa grave, ni los derechos que la ley colombiana reconozca de forma irrenunciable.
13. Cambios a estos términos
Podemos actualizar estos términos. Si el cambio es importante (precio, alcance del servicio, responsabilidades), avisamos por el panel o por correo con al menos 15 días de anticipación. Si el negocio no está de acuerdo, puede cancelar antes de que apliquen y usar el tiempo que ya pago.
Cada versión queda publicada con su número y su fecha.
14. Terminación y que pasa con los datos
El negocio puede cerrar su cuenta cuando quiera. Nosotros podemos suspenderla o cerrarla si hay falta de pago, uso que viole estos términos o un uso que ponga en riesgo a terceros o al sistema; salvo casos graves, avisamos antes y damos oportunidad de corregir.
Después de terminar, el negocio tiene 60 días para exportar su información. Pasados 90 días desde la terminación, eliminamos o anonimizamos sus datos, salvo lo que debamos conservar por ley (por ejemplo, soportes de facturación) o para defender un reclamo.
15. Ley aplicable y controversias
Estos términos se rigen por las leyes de la Republica de Colombia.
Antes de acudir a un juez, las partes intentaran resolver el desacuerdo de buena fe, escribiendo a companyai453@gmail.com, durante 30 días. Si no se logra, se acudira a los jueces competentes de Soacha, Cundinamarca, Colombia.